Komisi I: - Percepat Digitalisasi Kearsipan
Pemerintah Kabupaten Cirebon berencana menerapkan digitalisasi arsip guna melindungi dan menyelamatkan arsip-arsip penting. Pengelolaan kearsiapan di Kabupaten Cirebon dinilai belum berbasis digital bahkan masih mengandalkan cara manual.
Melihat itu, Komisi I DPRD Kabupaten Cirebon khawatir arsip yang tersimpan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kabupaten Cirebon sewaktu-waktu akan hilang baik karena rusak maupun karena kejadian tertentu.
Ketua Komisi I DPRD Kabupaten Cirebon Sofwan mencontohkan, banjir yang pernah melanda Cirebon tahun lalu telah menyebabkan puluhan arsip perusahaan maupun perorang hilang. Sehingga, upaya keseriusan menjaga dan melindungi arsip berbasis digital harus dilakukan Pemerintah Kabupaten Cirebon.
“Apalagi arsip-arsip vital itu bisa gampang rusak sekali kalau kena air atau api. Kita harap ada langkah pencegahan,” ujar Sofwan, saat memimpin kunker di Dinas Perpustakaaan dan Kearsipan Kabupaten Cirebon.
Menurut Sofwan, digitalisasi arsip merupakan salah satu cara melindungi dan menyelamatkan arsip-arsip penting. Dengan digitalisasi arsip, juga berdampak terhadap pelayanan publik. Sejauh ini, daerah yang telah menerapkan digitalisasi kearsipan salah satunya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Bogor.
Senada itu, Wakil Ketua Komisi I DPRD Kabupaten Fawaz mengatakan, digitalisasi merupakan salah satu cara melindungi dan menyelamatkan arsip arsip-arsip penting. Dengan digitalisasi arsip akan berdampak terhadap pelayanan publik.
Karena itu, kata Fawaz, Komisi I DPRD Kabupaten Cirebon ingin mengetahui penerapan digitalisasi arsip yang telah dilakukan Disarpus Kabupaten Bogor.
“Kami ingin mengetahui progres di Kabupaten Bogor. Kami juga perlu tahu apa regulasi yang telah diterbitkan oleh Pemkab Bogor,” ujar Fawaz.
Mendengar itu, Kepala Dispusip Kabupaten Bogor TB Luthfie Syam menyambut baik langkah DPRD Kabupaten Cirebon.
Luthfie mengungkapkan, Dispusip Kabupaten Bogor berhasil meraih penghargaan nasional di bidang kearsiapan.
Hasil pengawasan kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tahun 2021, Disarpus Kabupaten Bogor berada di peringkat keenam tingkat nasional dengan nilai A atau memuaskan. Sementara di tingkat Jawa Barat berada di peringkat pertama.
Prestasi tersebut, dinilai karena aspek kebijakan dan pengelolaan arsip, kualitas SDM hingga sarana prasarana yang memadai.
“Alhamdulillah kami menduduki peringkat keenam tingkat nasional dan pertama tingkat provinsi. Artinya, kami selalu berupaya menjalankan reformasi birokrasi dengan baik melalui pengelolaan arsip,” ungkap Luthfie.
Prestasi ini bukanlah tanpa sebab. Kuncinya, kata Luthfie, semua harus memiliki cara pandang yang sama terhadap pentingnya arsip. Berangkat dar hal tersebut kini pengelolaan arsip di Kabupaten Bogor bukan hanya diterapkan untuk kepentingan pemerintah, namun juga masyarakat umum.
“Kalau dulu sih pengelolaan kearsipan hanya untuk kebutuhan pelaporan kepada Bupati. Namun kini kami telah merubah pemikiran tersebut, bahwa pengelolaan arsip untuk kebutuhan masyarakat juga,” ujarnya.
Luthfi juga bermimpi keepan semua arsip masyarakat bisa terselamatkan di depot arsip Kabupaten Bogor melalui keamanan barcode.
Sejauh ini Luthfie mengungkapkan, Dispusip telah melakukan digitalisasi arsip milik pemerintah berupa scanisasi terhadap arsip-arsip yang ada. Misalnya, 60 ribu berkas Akat Jual Beli dengan total anggaran Rp 50 juta.
Sedangkan untuk arsip milik masyarakat, Disarpus telah melakukannya terhadap ijazah di dua puluh sembilan SD.
Dalam praktik pemindahan dokumen ijazah fisik ke digital itu, Dispusip Kabupaten Bogor bekerja dengan pihak ketiga. Namun untuk autentikasiya tetap melalui Kabupaten Bogor.
“Yang terpenting dalam pengelolaan kearsipan, bukan dari anggaran saja. Namun juga memiliki cara pandang yang sama terhadap pentingnya merawat dan menyelamatkan arsip,” pungkasnya. *Muizz
