Urgensi Arsip Digital Demi Kemajuan Cirebon
Tak kurang 15 tahun, penulis aktif dalam komunitas budaya bernama Kendi Pertula. Selama itu, penulis telah banyak terlibat dalam pelestarian pusaka dan beragam peninggalan Cirebon. Baik peninggalan berbentuk fisik maupun non fisik. Baik sebuah pusaka yang bersejarah maupun cagar budaya. Penulis biasa menyebutnya, peninggalan tangible (fisik).
Sementara peninggalan intangible (non fisik) seperti: petuah dan nasihat. Selama itu pula, penulis bersentuhan dengan arsip dan menjadii keharusan. Penulis melihat bahwa Cirebon merupakan salah satu daerah yang kaya akan peninggalan.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan terjaminnya perlindungan kepentingan negara melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip dan adanya jaminan terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri maupun swasta, perusahaan swasta, perseorangan, dan Arsip Nasional Republik Indonesia .
Pada masa kolonial misalnya, sebagaimana diketahui dari data arsip nasional, bahwa Cirebon sempat menjadi daerah yang maju pada masa lampau. Sejak tahun 1930, arsip nasional menerangkan, bila masyarakat Cirebon sudah membaca koran. Di masa itu, Cirebon memiliki sebelas surat kabar yang beredar. Uniknya enam di antaranya, surat kabar telah menggunakan 5 bahasa: Belanda, Jawa, Sunda, Melayu dan Inggris.
Surat kabar tersebut disebarluaskan ke seluruh nusantara seperti Batavia hingga Surabaya. Melalui pengalaman tersebut, penulis menilai betapa pentingnya menjaga arsip.
Kemajuan suatu negara salah satu tolok ukurnya, adalah seberapa pentingya arsip di negara tersebut. Negara-negara maju di Eropa seperti Inggris, Belanda telah berhasil membangun negara, karena mampu mengabadikan arsip sebagai lumbung keilmuan. Salah satu manfaat yang diperoleh dari penjajahan Belanda, Indonesia mengetahui pengelolaan arsip.
Kita mengenal bagaimana cara mengelola arsip sehingga bisa belajar dan mengetahui kondisi masa lalu bukan untuk kembali ke masa lampau, melainkan menatap masa depan. Apakah yang kita tulis hari ini, masih bisa dibaca 500 tahun ke depan? Karena pengetahuan yang diperoleh saat ini tidak terlepas dari arsip 500 tahun silam.
Tidak ada cara lain selain mengoptimalkan arsip dengan merawat dan memilahnya dengan baik. Arsip tak boleh dianggap sepele karena peranannya sangat vital. Sementara pengelolaan arsip di Kabupaten Cirebon jauh panggang dari api.
Meski berbagai sistem telah dibuat oleh Pemerintah Pusat namun belum benar-benar dirasakan keefektifannya. Sistem kearsipan harus mampu mengklasifikasi jenis-jenis arsip penting, mana arsip yang aktif atau inaktif.
Arsip ini memegang peran yang sangat penting. Bila Pemkab Cirebon sendiri menganggap arsip itu penting, pada akhirnya masyarakat akan teredukasi.
Ada masyarakat yang sudah 30 tahun berumahtangga saat ditanya surat nikahnya, justru lupa menyimpannya. Artinya masyarakat juga harus dididik untuk bisa memilah mana arsip yang penting dan tidak. Sebagian hanya tahu surat tanah, BPKB, STNK . Bila saja Pemkab Cirebon mampu mengedukasi masyarakat mengenai pengelolaan arsip, bukan tidak mungkin, sebuah arsip baru yang ternyata milik negara bisa ditemukan.
Sebagaimana diketahui, ada beberapa dokumen negara yang justru dipegang oleh keluarga bukan lembaga negara. Kabupaten Cirebon bisa belajar dari beberapa kejadian tentang bagaimana penting dan strategisnya arsip bagi negara.
Memang pengelolaan arsip yang baik membutuhkan biaya yang tinggi. Bagaimana cara membuat arsip itu awet. Bagaimana untuk mengabadikan arsip melalui digitalisasi arsip.
Penulis pernah membantu pemerintah melakukan digitalisasi naskah-naskah kuno berusia 300 tahun, di mana kondisi kertasnya sudah lapuk dan mudah hancur. Agar bisa tetap bisa terbaca, caranya dibuat dokumen digitalnya. Sehingga naskah itu bisa tersimpan rapih dan tetap bisa dipelajari.
Pemerintah harus terus memperbaiki dan membangun sistem kearsipan yang baik untuk kepentingan anak cucu ke depan. Negara ini akan terus berdiri dan harapannya Indonesia akan semakin maju. Tentu harus ditunjang dengan pengelolaan arsip yang optimal.
